PENTINGNYA TERTIB ADMINISTRASI
PMII
Salah satu faktor yang sangat
mempengaruhi keberhasilan dan keberadaan (eksistensi) dari aktifitas sebuah
organisasi dalam mencapai tujuan (visi misi) organisasi adalah keberadaan peran
administrasi. Maju dan mundurnya (baca;berkembang) sebuah gerakan organisasi,
dapat dilihat sejauh mana administrasinya dijalankan. Selain itu juga,
administrasi merupakan piranti mutlak yang diperlukan dalam sebuah organisasi
dalam melakukan kegiatan sehari-harinya.
Kalau dilacak secara bahasa, kata administrasi
berasal dari Yunani, yaitu “ad” dan “minister” yang
berarti melayani atau membantu. Sedangkan dalam bahasa Inggris berasal dari
kata “administration” yang berarti tata usaha. Dalam
aktifitas keseharian, pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi dua
persepektif, yaitu:
1.
Pengertian sempit: administrasi berarti
ketatausahaan dan kesekretariatan.
2.
Pengertian luas: administrasi merupakan
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan.
Drs. The Liang Gie, menjelaskan bahwa
administrasi adalah segenap rangkain penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama kelompok manusia untuk mencapai tujuan. Sehingga, dari pengertian
diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa administrasi adalah keseluruahan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI (PPTA)
A. Latar Belakang
Keseluruhan dan kesatuan gerak organisasi
tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh
organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang
dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan PMII, maka
diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib
dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi
yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai
tujuan.
Kecuali untuk memelihara keutuhan dan
kesatuan organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan
wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap
anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh
kerena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan
suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman
yang berlaku secara Nasional di lingkungan PMII dari tingkat Pengurus Besar
sampai Rayon.
B. Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
(PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan
administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang
berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi PMII secara Nasional.
C. Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
(PPTA) bertujuan unutk :
1.
Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan
pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi PMII.
2.
Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian
pada bidang sekretariatan disemua tingkatan organisasi PMII.
3.
Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi
serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan
anggota.
D. Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
memiliki sasaran sebagai berikut :
1.
Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi
dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.
2.
Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat
kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan organisasi serta displin dan
wibawa organisasi.
E. Landasan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
berlandaskan pada: 1) Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, 2) Keputusan
Kongres XVIII PMII tahun 2014 di Jambi.
F. Pedoman Umum
1. Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman
ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi
organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan
tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana
komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
1.
Nomor surat, disingkat No.
2.
Lampiran surat, disingkat Lamp.
3.
Perihal surat, disingkat Hal.
4.
Si alamat surat, “Kepada Yth dst”.
5.
Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”
6.
Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim
teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam
lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin”.
7.
Maksud surat
8.
Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith
Thorieq”, Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”.
9.
Tempat dan tanggal pembuatan surat
10.
Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.
b. Bentuk Surat
Seluruh
surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk
Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan
sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang sama.
c. Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan
kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan Khusus. Surat umum adalah surat biasa
yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal
maupun eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan
penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak
organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat; intern dan
ekstern.
d. Kertas surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan
berkop
1.
Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada
lampiran AD – ART PMII.
2.
Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan
alamat organisasi.
e. Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua
tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
1.
Nomor urut surat
2.
Tingkat dan periode Kepengurusan
3.
Jenis surat dan nomor surat
4.
Penanda tanganan surat
5.
Bulan pembuatan surat
